Come gestire una conference call

Ecco qualche regola utile per gestire al meglio una conference call:


#1 prima di iniziare:

se spetta a me preparare una conference, faccio in modo di condividere con i miei interlocutori il documento di presentazione o la scaletta degli argomenti solamente all'ultimo minuto. Altrimenti avranno già letto il contenuto e la distrazione sarà dietro l'angolo.

Se possibile, prenoto una sala riunioni, visto che lavoro in un open space e rischierei di distrarmi se restassi alla mia postazione

Preferisco utilizzare un telefono con la cornetta invece che uno in viva voce, è migliore la qualità e si isolano i rumori di sottofondo.

Scrivo una breve to do list con gli argomenti utili da toccare.

Mi preparo un quaderno per gli appunti, per poter condividere un meeting report al termine.





# 2 Durante

E' importante gestire le comunicazioni in modo che non si finisca con l'andare fuori dagli argomenti fissati;
Seguire sempre la lista di argomenti da trattare, cercando di chiudere gli argomenti più pressanti

E' fondamentale essere riconosciuti durante una conference, se avete un timbro di voce o un accento particolare non si pone il problema (per esempio io ho un chiaro accento che mi contraddistingue, e di cui vado molto fiera). Altrimenti, meglio prendere la parola con un "sono + nome"



Dopo

# 3 riassunto e next step
compilare un meeting report breve, conciso e chiaro specificando gli eventuali prossimi step da seguire e il timing di consegna